Wall Street Journal: le aziende sprecano troppo tempo

Un’analisi comparata di decine di aziende, scrive il quotidiano di Wall Street, rivela infatti che dirigenti e dipendenti sprecano una gran quantità di tempo a inviare email o a rispondere a email. E un secondo motivo di spreco sono i “meeting”.

In una multinazionale americana, per esempio, i dipendenti trascorrono in media 20 ore alla settimana in riunioni e mandano o ricevono 3700 email all’anno. Un tipico manager di un’azienda di queste dimensioni “consuma” 400 ore alla settimana dei suoi collaboratori soltanto costringendoli a riunirsi con lui e a rispondere ai suoi messaggi di posta elettronica.

Un dirigente di medio livello confessa di passare 8 ore alla settimana in riunioni, 4 ore alla settimana a rispondere alla posta digitale e sono soltanto 11 le ore settimanali che trascorre da solo a “lavorare veramente”, ovvero a produrre qualcosa di concreto.

La soluzione citata dal Wall Street Journal è ridurre drasticamente email e riunioni. Gli esperti forniscono una specie di manuale degli errori più comuni da evitare. Primo: invitare troppa gente alle riunioni.

Quando vi partecipano più di 7 persone, la loro utilità è dubbia, perché chi ha qualcosa da dire spesso non fa in tempo a parlare o ad approfondire, mentre altri non dicono niente e sostanzialmente fanno solo atto di presenza. Altro errore: invitare a una riunione dipendenti da diversi livelli manageriali, cioè persone che non sono abituate a comunicare fra di loro, che parlano linguaggi diversi e si occupano di problemi differenti.

Neanche questo funziona, è un’altra perdita di tempo. Terzo errore classico delle riunioni: farle durare troppo. Altro errore in materia: un’agenda poco chiara. La riunione va convocata su tempi precisi, specifici, a cui i partecipanti devono arrivare consapevoli di quello che sarà l’argomento e già preparati a dare un contributo.

Poi ci sono gli errori nelle email. Se ne mandano troppe.